由于我司XXXX人员不慎，将XXX打成XXX，导致向海关申报错误。对海关造成的不便深表歉意。我司将加强对XXXX的管理，对XXX进行了批评教育，保证以后不再发生同类事件。
尊敬的海关领导：我代表我公司向您递交这份情况说明，以就我们在出口商品HS编码归类方面所遇到的问题进行解释和说明。近期，我们的出口商品在海关查验过程中被指出HS编码归类不正确。对此，我们深感责任重大，并立即进行了内部自查和整改。
如果还没报关，赶紧联系报关行，修改报关单据和预录单即可。如果海关已经放行，且离岗的情况下，就不是写情况说明那么简单了。数据错误要证明你非瞒报，而且这种数据错误不比货值，你货物已经发走再让海关给你改数据有先斩后奏的意思，大部分情况下海关是不会给修改的，除非你有理有据。
就是，把问题说明了，海关为什么要你些情况说明，肯定是海关对你所报货物或单据有疑问海关才会要求你写情况说明。你就根据海关要求，把具体情况写一下，尽量不要涉及到你的负面问题。应付一下就可以了。
在下列三种情况下使用报告：一种是汇报工作，属于汇报性的；一种是反映情况，提出意见或建议的，属于反映性的；一种是答复上级机关的询问，属于回复性的。 报告的标题：机关名称+报告事由+文种。主送机关：顶格写。开头：回复性的-- 根据××指示或要求，我们怎么处理的，结果如何，现将××报告如下。
新旧核销单及其复印件；已结汇核销的需提供外管局的原原核销单未核销证明或加盖有已核销印章。
企业出口收汇核销手册；（2）加盖海关“验讫章”的核销单正本及退税联；（3）加盖海关“验讫章”的出口货物报关单正本；（4）商业发票正本。外商投资企业应提供由税务部门统一制定的出口发票，加盖企业公章或发票专用章；其他出口企业提供的出口发票须加盖企业发票专用章。
出口企业提前到外汇管理部门领取出口收汇核销单。（2）出口企业报关时，向海关提交事先从外汇管理部门领取的有顺序编号的外汇核销单，经海关审核无误，在核销单和与核销单有相同编号的报关单上盖“验讫章”。
首先你要带着《出口收汇核销单申领卡》（蓝色那本领核销单的）到外管局领取安装“出口收汇核销网上报审系统”的电子证书及软件序列号，我们这边的外管是要求自行携带5寸软盘去拷贝。
全额收汇核销：（1）企业出口收汇核销手册。（2）加盖海关“验讫章”的核销单正本及退税联。（3）加盖海关“验讫章”的出口货物报关单正本。（4）商业发票正本。外商投资企业应提供由税务部门统一制定的出口发票，加盖企业公章或发票专用章；其他出口企业提供的出口发票须加盖企业发票专用章。
修改报关单：将错误的币制修改为正确的币制，然后重新提交报关单。 补充说明：在报关单上添加备注，说明正确的币制，并提交相关证明文件，例如：涉及的汇率证明等。无论采取哪种方式，都需要及时与海关或相关部门联系并按照其要求进行更正。至于合同已核销的问题，需要具体情况具体分析。
1、报关单填制出现错误，会引起海关计税错误，影响海关贸易管制与准确统计；会因报关单的修改或撤销而增加工作量，延缓海关正常放行速度；会使委托人无法提取货物，舱单无法核销，不能签发收汇联和核销、退税联，无法办理付汇或退税手续；会记入报关企业差错，降低企业管理类别，等等。
2、报关单的填制必须真实，要做到两个相符：一是单证相符，即报关单与合同、批文、发票、装箱单等相符；二是单货相符，即报关单中所报内容与实际进出口货物情况相符。不同合同的货物，不能填在同一份报关单上；同一批货物中有不同贸易方式的货物，也须用不同的报关单向海关申报。
3、运输工具与提运单号： 每份报关单只能填写一个运输工具名称或编号，提运单号需与运输清单保持一致，进口货物按原发地填写起运国，出口则写明最终目的地，可能还需考虑运输途中的中转情况。同时，提运单号需单独填报，多单则需分开记录。